CONTENIDOS BÁSICOS. DEL MODULO GESTIÓN DE ALMACEN

GESTIÓN DE ALMACÉN

CONTENIDOS BÁSICOS.

Documentos.	à Tipos y usos. à Datos. Procedimiento de cada uno de los documentos.
Criterios para organizar el almacén.	à Técnica FIFO. à Técnica ABC. à Clases de productos.
Registro de la mercadería.	à Tipos de registro. à Definición y uso de ficha bincard o kardex. à Datos e interpretación de ficha bincard o kardex. à Procedimiento del inventario.
Remisión de pedidos de mercadería.	à Confección de documentos. à Tipos y usos de documentos. à Datos de los documentos. à Criterios para determinar la mercadería. à Embalaje de la mercadería. à Registro de la salida de la mercadería.
Normas de seguridad.	à Criterios para almacenar la mercadería. à Normas de seguridad para el almacenamiento de la mercadería.

Tipos de Almacén

Tipos de almacén y sus propiedades

Contenido: Introducción. Almacenamiento. Consolidación. División de envíos. Combinación de mercancías. Gestión de inventarios. Clases de stocks.

Introducción

Ahora bien, ¿Necesitan realmente las empresas que las actividades de almacenamiento y manejo de mercancías formen parte de su sistema logístico? Teóricamente, si se conociera con certeza la demanda de los productos de una empresa y estos se pudieran suministrar instantáneamente, no sería necesario realizar ninguna actividad de almacenamiento. Sin embargo, ya que normalmente no es posible predecir con exactitud la demanda, esta forma de operar ni es práctica ni económica.

Incluso si se pudiera lograr un suministro perfecto coordinado con la demanda, la producción debería dar respuesta inmediata a las peticiones y el transporte debería ser absolutamente fiable y con tiempo de entrega nulo. Obviamente ninguna compañía puede disponer de un sistema semejante a un Costo razonable. Por ello el empleo de inventario surge como una herramienta capaz de mejorar la coordinación demanda suministro y de hacer que los costos totales sean más bajos. Es el mantenimiento del inventario el que exige realizar las actividades de almacenamiento y manejo de mercancías, por lo que más que como una necesidad, ambas tareas surgen como una conveniencia económica.

Los costos de almacenamiento se justifican en función de que puedan compensarse con otros como los de transporte, o los de producción-compras. Esto es así ya que, por ejemplo, el almacenamiento de un producto puede significar menores costos de producción si ésta evita tener que ajustarse a las necesidades de una demanda con grandes variaciones e incertidumbre. También el almacenamiento de mercancías puede llevar a tener menores costos de transporte, dado que es posible hacer envíos mayores y, por tanto, más económicos. De esta manera, el objetivo que se plantea es emplear la cantidad suficiente de almacenamiento, de tal manera que se pueda obtener un buen balance económico entre los costos de almacenamiento, producción y transporte.

Almacenamiento

Obviamente, el uso principal de un almacén es el mantenimiento de productos y mercancías en él de una forma controlada y sistemática. La naturaleza exacta del almacén (configuración y ubicación) viene dada por el tiempo probable de almacenamiento de los productos y por los requerimientos que imponen dicho almacenamiento. Así, el almacenamiento puede ser a largo plazo, especializado (maduración de licores), de propósito general (almacenamiento de productos estaciónales), o temporales (un terminal de camiones).

El rango de mercancías que se puede almacenar varía desde productos finales listos para su introducción en el mercado, hasta materias primas. Pasando por productos semifacturados en espera de algún ensamblaje o tratamiento posterior.

Consolidación

La estructura de las tarifas del transporte, y sobre todo, las tarifas especiales tienen influencia en el uso de almacenes. Si los productos se originan en varios puntos, puede ser económico establecer un centro de recogida (un almacén o terminal de carga) para consolidar los pequeños envíos en otros más grandes, reduciendo así los costos de globales del transporte. Lógicamente, esto sucede si el comprador no adquiere en cada punto un volumen suficiente de mercancías como para obtener tarifas de transporte ventajosas de los mismos. Los costos provocados por el uso del almacén pueden ser compensados por unos costos de transporte más bajos.

Por ejemplo, supongamos que el comprador de la Tabla 1 recibe normalmente productos de cuatro fabricantes en cantidades de 10.000, 8.000, 15.000 y 7.000 libras respectivamente. Tal como muestra la tabla 1 (a) si los envíos se hacen por separado, el Costo total de distribución es de 966 dólares al no poder aplicarse tarifas de transporte más baratas, ya que cada envío no tiene el suficiente volumen. Si se consolida la carga en un almacén de distribución, el Costo global de la misma se reduce a 778 dólares, tal como muestra la tabla 1(b). De este modo ha habido un ahorro de 188 dólares.

Sin consolidación

FABRICANTE	PESO DEL ENVIÓ	TARIFA DEL TRANSPORTE CON MENOR CARGA LTL AGRUPADOS	Costo
A	10,000	2.00	200
B	8,000	1.80	144
C	15,000	3.40	510
D	7,000	1.60	112
TOTAL			$966

Tabla 1 (a)

La utilización del término almacén de redistribución se ha empleado aquí básica mente, para diferenciar este tipo de almacenes de los que sirven primordialmente para el mantenimiento de mercancías. Las diferencias entre ambas clases de almacén se reducen al énfasis puesto en cada caso en las distintas actividades de almacenamiento y en el tiempo que permanecen los productos en ellos.

FABRICANTE	PESO	TARIFA LTL AL CENTRO DE DISTRIBUCION	TOTAL LTL	CARGO POR USO DE ALMACEN	CARGO POR CARGA MAXIMA LTL	Costo
A	10,000	0,75	75	10	1,00	185
B	8,000	0,6	48	8	1,00	136
C	15,000	1,2	180	15	1,00	345
D	7,000	0,5	35	7	1,00	112
TOTAL	40,000					$778

En un almacén de mantenimiento la mayor parte del espacio está dedicado al almacenamiento semipermanente a largo plazo. En cambio, en el almacén de distribución, la mayor parte del espacio está reservado al almacenamiento a corto plazo, dando una mayor atención a facilitar y dar rapidez al flujo del producto dentro del mismo. Como es lógico, muchos almacenes operan combinando ambas funciones.

División de envíos

Otra función de las actividades de almacenamiento es la posibilidad de dividir envíos.

Esta situación es contraria a la consolidación. Esta posibilidad permite grandes envíos de alto volumen y con tarifas de transporte bajas son trasladados a un almacén donde se dividen en envíos más pequeños destinados a diferentes compradores.

La división de envíos es una actividad común en almacenes de distribución o terminales, especialmente cuando las tarifas de transporte de llegada por unidad superan las de salida, cuando los pedidos de los clientes son de pequeño volumen y cuando la distancia entre el fabricante y el cliente es muy grande. Las diferencias en las tarifas de transporte favorece la ubicación de almacenes de distribución para operaciones de división cerca de los clientes, mientras que ocurre lo contrario para la consolidación de envíos.

Combinación de mercancías

En este caso las compañías compran a varios fabricantes y desarrollan sus productos en diferentes centros, pueden encontrar más económico el transporte estableciendo un almacén como punto de combinación de mercancías. Sin este centro, los pedidos podrían enviarse directamente desde los puntos de fabricación al cliente, pagando éste tarifas más altas debido al pequeño volumen de cada envío. Un centro de combinación permite reunir en un solo punto todos los suministros de las diferentes mercancías, y combinarlas en diferentes envíos de mayor volumen.

Costo de almacenamiento

Existen tres tipos de costos:

costos de infraestructura: corresponden a equipos fijos, son inflexibles:
- costos financieros de terrenos, edificios e infraestructuras fijas (estanterías de lineales).
- Amortizaciones.
- Reparaciones.
- Seguros e impuestos.

Si existe gran volumen de actividad en almacén, estos costos mencionados decrecerán por unidad de actividad.

costos de gestión: Son costos indirectos y de administración:
- Personal de gestión y administrativo general.
- Financieros de maquinaria.
- Amortización maquinaria.
- Material oficina.
- Gastos varios de oficina (teléfono, correo, luz…).

costos de operación: Actividad física del almacén:
- Traslados.
- Puesta en stock.
- Operaciones administrativas.
- Almacenamiento-mantenimiento en stock.
- Salida stock.
- Traslado a zona de pedidos.

Gestión de inventarios

Los stocks son muy importantes en el sistema logístico, por las siguientes razones:

Por seguridad. Existen para amortiguar las oscilaciones de la demanda o de los plazos de entrega de los proveedores.
Por economía. Es más caro fabricar, comprar y distribuir productos en pequeñas cantidades que en cantidades importantes cuyo proceso de fabricación y almacenaje es más económico.
Por permitir el ejercicio adecuado de las operaciones. Los stocks bien calculados hacen que los plazos de compra entrega y transporte se cumplan normalmente.

Clases de stocks

Se clasifican atendiendo a:

1. Contenido. 2. Finalidad. 3. Función. Según su contenido

Un stock abarca un conjunto de «ítems» o artículos, siendo los artículos productos con características concretas de producto, calidad, dimensiones, color, etc… Estos son servidos a través del sistema, satisfacen necesidades concretas de los clientes.

En cuanto varía alguna de las características, se trata de artículos diferentes, que el stock distingue perfectamente.

Según su finalidad

Dos clases:

Stock de rotación.
Stock de seguridad.

Rotación

Consecuencia de la rotación o movimientos normales producidos en el stock, es decir, de las salidas por entregas y de las entradas por reaprovisionamiento de los proveedores.

Seguridad

El objeto es absorber las variaciones inesperadas en la demanda o en los reaprovisionamientos de proveedores.

Consiste en una existencia suplementaria suficiente para hacer frente a las variaciones inesperadas. Se tiene en cuenta la demanda anormal más probable y el retraso más probable en la llegada.

El stock de seguridad por cuestiones económicas, no puede implantarse para todos los artículos, habrá que hacer un estudio por familia y nivel.

Según su función

Dentro del sistema logístico, sabemos que es preciso definir la estructura de los stocks, que en esto sigue a los niveles de almacenamiento. Un stock puede estar repetido en diferentes niveles o escalones en el sistema, existiendo stocks centrales, regionales, locales, etc.

Por otro lado, no es raro observar en los sistemas logísticos ciertos tipos de stocks especiales, dispuestos para atender a necesidades específicas, como las siguientes: Stocks de procesos: existencias almacenadas debido a los plazos precisos para realizar los procesos de reaprovisionamiento, ya sea de fabricación en una planta, la entrega por un proveedor, etc.

Stock de procesos: existencias almacenadas debido a los plazos precisos para realizar los procesó de reaprovisionamiento, ya sea de fabricación en una planta, la entrega por un proveedor, etc.
Stocks de lotes (o de ciclos): necesario cuando la empresa adquiere o fabrica algo en cantidades mayores que las que va a consumir o vender en fechas inmediatas.
Stock estacional: necesario para absorber las variaciones estaciónales en la producción, por ejemplo, productos vegetales que se cosechan en épocas concretas, frente a una demanda más constante, o bien oscilaciones estaciónales de la demanda, verano, navidad, etc. frente a una producción regular a lo largo del año.
Stock de «N» artículos Cuando existen muchos artículos la solución es agrupar los «n» artículos en «n» familias de artículos homogéneos, existen unos criterios de agrupación:
Según características de la demanda o importancia del artículo para el servicio al cliente.
Según condiciones de reaprovisionamiento.
Según Costo unitario o cualquier otro criterio económico.

Si para cada uno de los criterios establecemos unos márgenes de oscilación, tendremos agrupaciones. Por ejemplo de:

Productos < de 100 $.
De 100 $< Productos < de 500 $.
Productos > de 500 de $.

Estableciendo 3 ó 4 márgenes por criterios, tendremos un número de familias diferentes, de por ejemplo: 3 x 4 x 3 = 36 clasificaciones distintas, para cada una de las cuales vale la pena realizar un estudio, teniendo en cuenta sus características especiales.

Distinguimos:

Movimientos en el stock (entradas y salidas).
Existencias (stock físico, stock medio).

Entradas:

Fecha de entrada (T’1 ; T’2 ; T’3)
Cantidad recibida (Q) – Fecha del pedido (T 1; T 2; T 3)
Plazo de entrega (E)

Salidas:

Fecha y cantidad servida.
Fecha demanda y cantidad pedida.
En el plazo de entrega E3, por falta de stock o existencias, la demanda no se puede satisfacer.
Existencias, stock medio, es la media de los valores de la existencia al final de intervalos iguales de tiempo.

Base de Datos del Almacen

BASE DE DATOS DEL ALMACÉN

Se desea implementar el diseño de una base de datos correspondiente a un

Almacén.

La base de datos consistirá de una tabla de productos y una de proveedores.

Las características de las tablas son las siguientes:

TABLA PRODUCTOS

NOMBRE DEL CAMPO	TIPO DE DATOS	FORMATO/TAMAÑO
Código de entrada	Autonumérico
Nombre del producto	Texto	25
Cantidades	Numérico	Entero
Precio	Moneda
Fecha de entrada	Fecha/hora	Fecha corta
Proveedor	Texto	5

TABLA PROVEEDORES

NOMBRE DEL CAMPO	TIPO DE DATOS	FORMATO/TAMAÑO
Código del proveedor	Texto	5
Nombre del proveedor	Texto	25
Domicilio	Texto	25
País de procedencia	Texto	15
Sucursal en Peru	Texto

Las claves principales son: Código de entrada y Código del proveedor

Se deben realizar las relaciones que se crean convenientes.

NOTA: Al diseñar las consultas en la cuadricula, se deberán poner primero los campos con los que se vayan a trabajar y después los que se deseen visualizar. También tener en cuenta lo siguiente:

PRECIO FINAL = PRECIO * CANTIDADES CONSULTAS

CONSULTAS DE SELECCIÓN

1.) Visualizar los pedidos que hallan excedido las 2500 pts.

2.) Visualizar los pedidos que se hallan realizado en el período navideño (suponerlo del

24-12 al 7-1)

3.) Ver los pedidos realizados a empresas que no tengan sucursal en España

4.) Ver los pedidos cuyo precio por unidad estén entre 50 y 300 pts.

5.) Ver los pedidos cuyo nombre del proveedor empiece por la letra "O"

6.) Ver una consulta donde me visualice los pedidos que he realizado a cada proveedor

7.) Indicar lo que me gastado en cada producto, es decir, cuanto por Coca-Cola, Leche

Brick, etc.

CONSULTA DE CREACIÓN DE TABLA

10.) Crear una tabla nueva donde se visualice el nombre del producto, el nombre del

proveedor, la fecha de pedido y el día de la semana que se pidió. La tabla se llamará

Por días

11.) Crear una tabla donde visualice los productos de España. Los campos a insertar

serán: Nombre del producto, Nombre del proveedor y fecha. La tabla se llamará

Pedidos

CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN.

12.) Todos los precios de los productos con proveedores con sucursales en España,

bajan un 10% su precio.

13.) Los proveedores con sucursales en España dejan de tenerla y viceversa.

14.) Los productos Leche Brick se denominan ahora Leche encartonada

CONSULTA DE ELIMINACIÓN

(DISEÑARLAS, NO EJECUTARLAS)

15.) Eliminar los pedidos cuyos productos precios por unidad excedan de 700 pts.

16.) Eliminar los pedidos con fecha anterior al 31-12-1998

CONSULTAS PARAMETRICAS

17.) Crear una consulta que me pida por parámetro el código del proveedor y que me

visualice el nombre del producto, el precio final de la factura y la fecha de pedido.

18.) Crear una consulta que me pida por parámetro un precio final y que me visualice

los pedidos con un coste menor a este. Ver el nombre del producto, el valor total de

la factura y la fecha de pedido.

TABLA PRODUCTOS

Código de entrada	Nombre del Producto	Cantidades	Precio	Fecha de entrada	Proveedor
1.	COCA-COLA	175	34	4/1/2015	OLSB1
2.	LECHE BRICK	8	85	19/11/2015	MILL1
3.	DONUT	22	45	20/4/2015	EIDET
4.	YOGHOURT	65	22	23/11/2015	MILL1
5.	COCA-COLA	75	35	3/3/2015	OLSB1
6.	FANTA LIMÓN	35	35	4/2/2015	OLSB1
7.	WHISKY	6	1191	29/12/2015	JBSW1
8.	TOMATE KETCHUP	25	52	4/2/2015	ORLA1
9.	GINEBRA	3	785	4/1/2015	BEEF1

TABLA PROVEEDORES

Código del proveedor	Nombre del proveedor	Domicilio	País de procedencia	Sucursal en Peru
OLSB1	Olsberga	C/ El Desfiladero nº5	Estados Unidos	Sí
MILL1	Millac	Urb. El Cebadal	España	Sí
EIDET	Eidetesa	Carretera de Teror	España	Sí
JBSW1	Justerini	& Brooks C/ Viana nº5	Reino Unido	No
ORLA1	Orlando	C. . Santos Larrainzar nº 4	Méjico	No
BEEF1	Beefeater	Calle Central nº 5	Reino Unido	Sí

DOCUMENTOS DEL ALMACEN

DOCUMENTOS DE GESTIÓN DE ALMACÉN

Tipos y usos

Un documento es la información en soporte material o por medios electrónicos, que cuyo objetivo es dejar constancia de las operaciones realizadas y de las personas que han intervenido. Aunque existe una gran variedad de tipos de documentos, normalmente sólo se emplean unos pocos, cuyo formato incluso varía según la empresa que lo adopte, aunque existen ciertos datos que han de aparecer en ellos de forma obligada.

Dentro de las distintas clases de documentos existentes se pueden distinguir dos clases: los que contienen las operaciones relacionadas con el flujo económico [donde se mueve el dinero] y los que contienen las operaciones relacionadas con el flujo físico [son los movimientos de los productos que no producen dinero]. Dentro de los documentos de la primera clase mencionada podríamos hablar de documentos de compra-venta y de documentos de pago-cobro, que son formas de pago. En los documentos de compra-venta encontramos los albaranes, las facturas, las hojas de pedido, las notas de abono, los tickets de caja, las facturas de gastos, etc. En los documentos de pago-cobro aparecen los cheques bancarios, los recibos, las letras de cambio, los pagarés, los giros postales, etc. En cuanto a los documentos de flujo físico se pueden mencionar las fichas de inventario, las hojas de entrada y salida [o expedición], las órdenes de fabricación, las hojas de picking, las órdenes de movimientos internos, los partes de actividad, etc.

Uno de los documentos más utilizados es el albarán, el cual no es otra cosa que un documento mercantil que acredita que el receptor ha recibido correctamente la mercancía. Tiene que estar firmado para que sea acreditativo y, en caso de que no haya tal firma, no se estará conforme con el pedido. Debe constar al menos de dos hojas, aunque generalmente contiene tres, la tercera de las cuales va destinada para el transportista. Entre los datos que debe incluir están los siguientes:

a) Nombre o razón social, NIF o CIF y dirección del vendedor y del cliente.

b) El número de albarán y la fecha de emisión.

c) El número de pedido a que corresponde.

d) Las referencias de los productos.

e) El lugar de entrega, si es diferente a los datos del cliente.

f) La forma de envío con el nombre de la agencia de transporte o del transportista,

g) además de indicar si es a portes pagados o debidos, el número de paquetes,

h) bultos o palés, y la fecha de envío y de entrega.

i) La descripción de la mercancía con los correspondientes códigos del producto,

j) su descripción y la cantidad de cada referencia, así como el precio unitario.

k) Las observaciones con las incidencias o anomalías.

l) Un lugar indicado para la firma [nombre y rúbrica] del “recibí”.

Existe, no obstante, un albarán valorado, que se trata de un documento entre factura y albarán, en el cual, además de los datos anteriormente mencionados, deberán aparecer los descuentos, los importes brutos y netos, y los impuestos. Este tipo de albarán se emplea cuando hay que pagar el producto en el momento en que se recibe y figura como una factura legal.

Otro documento muy utilizado es la hoja de entrada, o de salida en su caso. Se trata de un documento de flujo físico que se rellena en la recepción del producto o en su expedición, y que sirve para dar el conforme al albarán; así que se usa para confirmar y controlar lo que ha entrado. En esta hoja deben figurar:

a) El número de pedido al que hace referencia o al que corresponde el producto.

b) El número de albarán al que corresponde el producto.

c) La descripción del producto.

d) El estado y la calidad del producto.

e) El número de productos.

f) La clasificación del producto, ya sea con el sistema ABC u otro cualquiera

empleado por la empresa.

g) La zona del almacén donde ha de ser colocada la mercancía.

El encargado de rellenar esta hoja es el responsable de la recepción, quien se la pasará al carretillero, si no fuere la misma persona.

Un tercer documento de uso muy extendido es la factura comercial, que es un documento mercantil que justifica y acredita legalmente una operación de compra-venta o de prestación de servicios. Es el proveedor el encargado de rellenar y lo hará de acuerdo con la norma legal vigente, pues su contenido viene regulado por ley. De todas formas, hay varios datos que han de figurar en toda factura:

a) Los datos del vendedor y del comprador [nombre y apellidos o razón social,

junto al NIF o CIF y la dirección completa].

b) El número de factura o, en su caso, de serie.

c) El lugar y la fecha de emisión.

d) La descripción de la operación [la relación de artículos o servicios, el número de

unidades, los precios unitarios, los descuentos, los precios totales…].

e) Los impuestos [tributos, base imponible y cuota resultante para cada impuesto].

f) El importe total de la operación y las condiciones de pago.

g) Las observaciones [si el cliente ha dado una cantidad a cuenta, si hay plazos de

pago, si hay documentación bancaria, etc].

Al igual que ocurría con los albaranes, también aquí existe una factura especial, la factura proforma, que ofrece los mismos datos pero que se usa como un presupuesto.

Documentos en el Almacen

Kardex: ¿Qué es? ¿Para qué sirve?

El Kardex no es más que un registro de manera organizada de la mercancía que se tiene en un almacén. Para hacerlo, es necesario hacer un inventario de todo el contenido, la cantidad, un valor de medida y el precio unitario. También se pueden clasificar los productos por sus características comunes. El último paso es rellenar los Kardex, que existían en papelerías, y que actualmente se pueden encontrar en los software contables. Así, se hace una tarjeta de Kardex por producto, y desde ese momento se registrarán allí todas las entradas y salidas de ese producto. Para efectos de valorización de ese inventario,se toman diversos criterios, entre los más conocidos el LIFO, FIFO, Promedio Ponderado, Promedio o último precio.

Un ejemplo de Kardex. Ahora, solo necesitamos ordenadores

FIFO y LIFO son métodos contables diseñados para valorar inventarios y asuntos financieros que involucran dinero que una empresa asocia con inventario de bienes producidos, materia prima, partes o componentes. FIFO dice que el próximo elemento a ser vendido es el que más tiempo lleva almacenado, y es muy utilizado en una economía en la que los precios se mantienen constantes. Por su parte, el sistema LIFO nos lleva a la liquidación LIFO, en la que el negocio no reemplaza el inventario vendido ni busca aumentar su utilidad, sino que el inventario viejo es vendido o liquidado. Además, un Promedio Ponderado es un promedio que no surge de sumar y dividir entre el número de ítems, sino de asignarle un peso determinado a cada valor.

El método de Kardex es el sistema de inventarios permanente o perpetuo, aunque también existe el sistema de inventarios periódico. El permanente permite un control constante del inventario, llevando el registro de cada unidad que se ingresa y sale, pudiendo conocer el saldo exacto y el valor de venta. Además, permite la determinación del costo en el momento exacto de la venta, debido a que en cada salida de un producto, se registra su cantidad y costo.

Entre los software Kardex podemos encontrar el Kardex Tauro o el Kardex Power Pick Global. El primero tiene la posibilidad de interconectar varios Tauros, convertir los informes en archivos de Excel o Word, tener un control interno de auditoría, y es compatible con todas las monedas. Por su parte, Power Pick ofrece desde gestiones simples hasta altamente complejas, tiene una estructura modular y un nuevo concepto de programación.

CETPRO ESTATAL "SAN PABLO" DE TALARA

viernes, 13 de mayo de 2016

GESTIÓN DE ALMACÉN TALARA 2016